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Sistemas de IA para quienes lideran.
Su misión. Más impulso.
Recepción de solicitudes, seguimiento y operaciones con IA. Diseñados para bufetes de abogados y equipos de campaña.
Diez capas fundamentales
01 Contexto del negocio
La última palabra siempre es humana.
Usted tiene personas que atender. No una bandeja de entrada más que vigilar.
Las llamadas llegan fuera de horario. Los formularios quedan sin respuesta. Los seguimientos se pierden. Un sistema de IA se encarga de la primera etapa del trabajo rutinario para que su equipo dedique su tiempo a las personas que necesitan su atención.
Cada solicitud recibe una primera respuesta.
Por teléfono, mensaje de texto, correo o formulario web, a cualquier hora. Nadie tiene que esperar hasta el lunes para recibir respuesta.
Cada dato queda en un solo lugar.
Lo que el sistema reúne va a las herramientas que su equipo ya usa, en el orden que su proceso prevé.
Cada decisión sigue siendo de su equipo.
El sistema prepara. Una persona decide. Ese límite no cambia.
Cómo avanza una solicitud
Recibir. Preparar. Entregar. Tres pasos, un solo sistema.
Esta es la estructura de todos los sistemas que construimos, aplicada a una solicitud de ejemplo. Recórrala paso a paso.
Mensaje nuevo · Fuera de horario
Hola, necesito hablar con alguien sobre mi situación. ¿Están abiertos?
Gracias por escribirnos. En este momento estamos cerrados. Puedo tomar algunos datos para que la persona indicada le devuelva la llamada.
Datos recopilados
- Nombre y número de contacto preferido
- Lo que necesita, en sus propias palabras
- Cuándo ocurrió
- Cómo nos encontró
Contrastado con la información aprobada
Resumen enviado a su equipo
Una persona lo lee, decide el siguiente paso y hace la llamada.
La base
Más que un chatbot. Un sistema completo.
Un chatbot responde preguntas. Un sistema cumple una tarea. Diez capas sostienen cada sistema que construimos. Abra una capa para ver qué hace.
La última palabra siempre es humana.
-
Qué hace usted, a quién atiende y cómo se comunica. El sistema parte de su bufete de abogados o de su campaña, no de una plantilla.
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Una sola tarea, elegida porque es frecuente, clara y segura para empezar. Lo bastante acotada para probarla y lo bastante útil para que valga la pena.
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El sistema ve solo lo que necesita. Calendarios, formularios y bandejas de entrada se conectan de forma deliberada, uno por uno.
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Las respuestas salen del material que usted aprobó. Si algo no está ahí, el sistema lo dice y pasa la pregunta a una persona.
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Documentamos cómo avanza el trabajo hoy, paso a paso, antes de automatizar nada.
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Reglas en lenguaje claro que el sistema sigue siempre de la misma manera. Usted puede leerlas y cambiarlas.
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Dónde el sistema puede actuar, dónde debe preguntar y dónde debe detenerse. Todo se define de antemano, sin improvisar.
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Teléfono, mensajes de texto, correo, formularios web y chat alimentan el mismo sistema, de modo que nada depende de la puerta por la que entró la persona.
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Agendar citas, registrar, enviar una confirmación. Cada acción tiene un límite y el sistema se mantiene dentro de él.
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Su equipo revisa lo que hizo el sistema. Lo que funcionó se queda. Lo que no, se corrige.
Diez opciones para empezar. Elija la que su equipo necesite primero.
Cada sistema de esta lista se encarga de la primera etapa y deja el resto en manos de una persona. Filtre por tipo de trabajo.
Recepcionista fuera de horario
- Atiende llamadas y mensajes cuando su oficina está cerrada.
- Toma los datos que su proceso requiere.
- Agenda una devolución de llamada o una cita cuando usted lo permita.
Relevo: Su equipo ve cada conversación por la mañana y la retoma desde ahí.
Recuperación de llamadas perdidas
- Detecta una llamada que quedó sin responder.
- Envía un mensaje de texto, según sus reglas, para avisar que le devolverán la llamada.
- Recoge el motivo de la llamada y la mejor hora para contactar a la persona.
Relevo: Una persona devuelve la llamada con el contexto ya a mano.
Programación de citas
- Ofrece los horarios que su calendario permite.
- Confirma la cita y envía los detalles.
- Envía recordatorios antes de la cita.
Relevo: Los cambios fuera de las reglas pasan a una persona para su aprobación.
Recepción y derivación
- Hace las preguntas de su formulario de recepción.
- Clasifica la solicitud según el tipo de ayuda que necesita.
- La dirige a la persona o a la cola de trabajo correspondiente.
Relevo: Una persona revisa los datos recopilados antes de que se le prometa nada a nadie.
Seguimiento administrativo
- Lleva el control de los documentos, firmas o respuestas que aún faltan.
- Envía el recordatorio que usted aprobó, con la frecuencia que usted definió.
- Registra cada respuesta donde su equipo pueda verla.
Relevo: Cualquier dato inusual en una respuesta pasa directamente a una persona.
Un CRM que se ajusta a su proceso
- Registra cada contacto, llamada y nota en un solo lugar.
- Mueve cada registro por las etapas que usted definió.
- Señala con una alerta los registros que llevan tiempo sin actividad.
Relevo: Su equipo decide qué significa cada alerta y qué hacer al respecto.
Automatización de relevos internos
- Detecta el momento en que una tarea termina.
- Prepara lo que la siguiente persona necesita para empezar.
- Le avisa por el canal que ya usa.
Relevo: La siguiente persona confirma antes de que el trabajo avance.
Informes operativos
- Extrae las cifras que su equipo ya registra.
- Las reúne en un resumen con la frecuencia que usted defina.
- Señala cualquier dato que se haya salido de su rango habitual.
Relevo: Una persona lee el informe y decide si es relevante.
Práctica de conversaciones para su equipo
- Hace el papel de quien llama, del cliente o del votante en una conversación de práctica.
- Sigue los escenarios que usted escribió.
- Da comentarios según los criterios que usted definió.
Relevo: Un supervisor revisa los comentarios con el miembro del equipo.
Preparación y revisión de contenido
- Redacta una primera versión a partir de su material aprobado.
- La revisa según su estilo y sus reglas.
- La deja lista para que una persona la revise.
Relevo: Una persona edita y aprueba cada pieza antes de que se use.
Su primer sistema empieza aquí.
Cuatro pasos, en orden. Cada uno termina con la aprobación de su equipo antes de pasar al siguiente.
- 01
Mapear el trabajo
Nos sentamos con su equipo y documentamos cómo avanza una solicitud hoy, desde el primer contacto hasta que se resuelve.
- 02
Construir el sistema
Conectamos los canales, cargamos la información aprobada y definimos los puntos de decisión.
- 03
Probar con su equipo
Su equipo lo usa con solicitudes reales mientras una persona revisa cada relevo.
- 04
Afinar juntos
Revisamos lo que pasó, ajustamos las instrucciones y ampliamos el alcance solo cuando usted esté listo.
Creado con nuestro socio DeskWolf
Preguntas, respondidas.
Lo que preguntan los bufetes de abogados y las campañas antes de poner un sistema en contacto con las personas que atienden.
Un conjunto de pasos conectados que se encargan de una tarea definida: recibir una solicitud, prepararla y entregarla a una persona. No es un chatbot añadido a su sitio web sin más. Se construye en torno a la forma en que su equipo ya trabaja.
Por una tarea frecuente y clara. Para la mayoría de los bufetes de abogados y las campañas, esa tarea es la recepción de solicitudes o el seguimiento. La mapeamos, la construimos y la probamos con su equipo antes de agregar nada más.
Empezamos con lo que usted ya tiene: su calendario, su teléfono, sus formularios y su CRM. Nos conectamos a ellos siempre que sea posible. Si una herramienta no se puede conectar, se lo decimos antes de construir.
Se detiene y pasa el relevo. Las solicitudes poco claras llegan a una persona de su equipo con lo que el sistema haya reunido hasta ese momento. Nunca hace suposiciones en su nombre.
Para las personas que cuentan con usted.
Agende una consulta. Hablaremos de sus metas, de su audiencia y de lo que su marketing debería hacer por usted, antes de que asuma cualquier compromiso.