Accueil / Systèmes d’IA
Systèmes d’IA pour ceux qui dirigent.
Votre mission. Plus d’élan.
Accueil des demandes, suivi et opérations assistés par l’IA. Conçus pour les cabinets d’avocats et les équipes de campagne.
Dix couches fondamentales
01 Le contexte de votre activité
Le dernier mot reste humain.
Vous avez des personnes à servir. Pas une boîte de réception de plus à surveiller.
Les appels arrivent en dehors des heures d’ouverture. Les formulaires restent sans réponse. Les relances sont oubliées. Un système d’IA assure le premier traitement des tâches courantes pour que votre équipe consacre son temps aux personnes qui ont besoin d’elle.
Chaque demande reçoit une première réponse.
Par téléphone, SMS, e-mail ou formulaire web, à toute heure. Personne n’attend jusqu’à lundi pour obtenir une réponse.
Chaque détail arrive au même endroit.
Ce que le système recueille va dans les outils que votre équipe utilise déjà, dans l’ordre que votre processus prévoit.
Chaque décision revient à votre équipe.
Le système prépare. Une personne décide. Cette limite ne bouge pas.
Le parcours d’une demande
Recevoir. Préparer. Transmettre. Trois étapes, un seul système.
Voici la structure de chaque système que nous construisons, appliquée à une demande fictive. Parcourez-la étape par étape.
Nouveau message · Hors des heures d’ouverture
Bonjour, j’ai besoin de parler à quelqu’un de ma situation. Êtes-vous ouverts ?
Merci de nous avoir écrit. Nous sommes fermés en ce moment. Je peux prendre quelques informations pour que la bonne personne vous rappelle.
Informations recueillies
- Nom et meilleur numéro pour la joindre
- Ce dont la personne a besoin, dans ses propres mots
- Quand cela s’est produit
- Comment elle a entendu parler de vous
Recoupé avec les connaissances validées
Résumé envoyé à votre équipe
Une personne le lit, décide de la suite et passe l’appel.
Les fondations
Plus qu’un chatbot. Un système complet.
Un chatbot répond à des questions. Un système accomplit une tâche. Dix couches soutiennent chaque système que nous construisons. Ouvrez une couche pour découvrir son rôle.
Le dernier mot reste humain.
-
Ce que vous faites, qui vous servez et comment vous communiquez. Le système part de votre cabinet d’avocats ou de votre campagne, pas d’un modèle.
-
Une seule tâche, choisie parce qu’elle est fréquente, claire et sûre pour commencer. Assez circonscrite pour être testée, assez utile pour faire la différence.
-
Le système ne voit que ce dont il a besoin. Calendriers, formulaires et boîtes de réception sont connectés de façon délibérée, un par un.
-
Les réponses proviennent des contenus que vous avez validés. Si l’information n’y figure pas, le système le dit et transmet la question à une personne.
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Nous documentons la façon dont le travail circule aujourd’hui, étape par étape, avant d’automatiser quoi que ce soit.
-
Des règles en langage clair que le système applique toujours de la même façon. Vous pouvez les lire et les modifier.
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Où le système peut agir, où il doit demander et où il doit s’arrêter. Tout est fixé à l’avance, rien n’est improvisé.
-
Téléphone, SMS, e-mail, formulaires web et chat alimentent le même système, si bien que rien ne dépend de la porte par laquelle la personne est entrée.
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Prendre un rendez-vous, enregistrer, envoyer une confirmation. Chaque action a ses limites, et le système les respecte.
-
Votre équipe passe en revue ce que le système a fait. Ce qui a fonctionné est conservé. Le reste est corrigé.
Dix points de départ. Choisissez celui dont votre équipe a besoin en premier.
Chaque système ci-dessous assure le premier traitement et confie la suite à une personne. Filtrez par type de tâche.
Réceptionniste hors des heures d’ouverture
- Répond aux appels et aux messages quand votre bureau est fermé.
- Prend les informations que votre processus demande.
- Planifie un rappel ou un rendez-vous lorsque vous l’autorisez.
Relais: Votre équipe voit chaque conversation le matin et prend le relais.
Récupération des appels manqués
- Repère un appel resté sans réponse.
- Envoie un SMS, dans le respect de vos règles, pour indiquer que vous rappellerez.
- Recueille le motif de l’appel et le meilleur moment pour joindre la personne.
Relais: Une personne rappelle avec le contexte déjà en main.
Prise de rendez-vous
- Propose les créneaux que votre calendrier autorise.
- Confirme le rendez-vous et envoie les détails.
- Envoie des rappels avant le rendez-vous.
Relais: Toute modification hors des règles est soumise à l’approbation d’une personne.
Accueil et orientation
- Pose les questions de votre formulaire d’accueil.
- Classe la demande selon le type d’aide nécessaire.
- L’envoie à la bonne personne ou à la bonne file d’attente.
Relais: Une personne vérifie les informations recueillies avant toute promesse.
Suivi administratif
- Suit les documents, signatures ou réponses encore manquants.
- Envoie le rappel que vous avez approuvé, au rythme que vous avez fixé.
- Enregistre chaque réponse là où votre équipe peut la voir.
Relais: Tout élément inhabituel dans une réponse va directement à une personne.
Un CRM adapté à votre processus
- Enregistre chaque contact, appel et note au même endroit.
- Fait avancer chaque fiche dans les étapes que vous avez définies.
- Signale les fiches restées sans activité.
Relais: Votre équipe décide de ce que signifie chaque signalement et de la suite à y donner.
Automatisation des relais internes
- Détecte le moment où une tâche se termine.
- Prépare ce dont la personne suivante a besoin pour commencer.
- La prévient sur le canal qu’elle utilise déjà.
Relais: La personne suivante confirme avant que le travail ne progresse.
Rapports opérationnels
- Récupère les chiffres que votre équipe suit déjà.
- Les réunit dans un résumé au rythme que vous fixez.
- Relève tout ce qui est sorti de sa fourchette habituelle.
Relais: Une personne lit le rapport et décide si c’est important.
Entraînement de l’équipe aux conversations
- Joue le rôle de l’appelant, du client ou de l’électeur dans une conversation d’entraînement.
- Suit les scénarios que vous avez rédigés.
- Formule des retours selon vos propres critères.
Relais: Un responsable passe ces retours en revue avec le membre de l’équipe.
Préparation et relecture de contenus
- Rédige une première version à partir de vos contenus validés.
- La vérifie au regard de votre style et de vos règles.
- La prépare pour qu’une personne la relise.
Relais: Une personne corrige et valide chaque contenu avant son utilisation.
Votre premier système commence ici.
Quatre étapes, dans l’ordre. Chacune se termine par l’accord de votre équipe avant que la suivante ne commence.
- 01
Cartographier le travail
Nous nous asseyons avec votre équipe et documentons la façon dont une demande circule aujourd’hui, du premier contact jusqu’à sa clôture.
- 02
Construire le système
Nous connectons les canaux, chargeons les connaissances validées et fixons les points de décision.
- 03
Tester avec votre équipe
Votre équipe l’utilise sur de vraies demandes pendant qu’une personne vérifie chaque relais.
- 04
Affiner ensemble
Nous passons en revue ce qui s’est passé, ajustons les instructions et élargissons le périmètre seulement quand vous êtes prêt.
Conçu avec notre partenaire DeskWolf
Vos questions, nos réponses.
Les questions que posent les cabinets d’avocats et les campagnes avant de mettre un système au contact des personnes qu’ils servent.
Un ensemble d’étapes connectées qui prennent en charge une tâche définie : recevoir une demande, la préparer et la transmettre à une personne. Ce n’est pas un chatbot greffé sur votre site web. Il est construit autour de la façon dont votre équipe travaille déjà.
Par une tâche fréquente et claire. Pour la plupart des cabinets d’avocats et des campagnes, c’est l’accueil des demandes ou le suivi. Nous la cartographions, la construisons et la testons avec votre équipe avant d’ajouter quoi que ce soit.
Nous partons de ce que vous avez déjà : votre calendrier, votre téléphone, vos formulaires et votre CRM. Nous nous y connectons chaque fois que c’est possible. Si un outil ne peut pas être connecté, nous vous le disons avant de construire.
Il s’arrête et passe le relais. Les demandes peu claires vont à une personne de votre équipe avec ce que le système a recueilli jusque-là. Il ne fait jamais de suppositions à votre place.
Pour les personnes qui comptent sur vous.
Planifiez une consultation. Nous parlerons de vos objectifs, de votre public et de ce que votre marketing devrait faire pour vous, avant tout engagement de votre part.